Viele von uns sind nach der Pandemie mit einer neuen Arbeitssituation konfrontiert worden. Im Büro verwaiste Bereiche ohne Präsenzmeetings, geschlossene Kantinen oder fehlende Obstkörbe. Aber auch im Home-Office sind Räumlichkeiten, Ausstattung, Werkzeuge oder die Zusammenarbeit nicht notwendigerweise ideal. Das Ergebnis: abgesehen von etwas Flexibilität sind viele in einem „ungeregelt hybridem Arbeitsmodell“ den Nachteilen beider Arbeitsmodelle ausgesetzt:
- Meetings finden bei Teilpräsenz online statt. In Großraumbüros wird dann entweder ständig laut gesprochen oder die Mitarbeiter*innen verschwinden den halben Tag in kleine Arbeitszellen.
- Die oft nicht ausgereifte Technologie in Meeting- und Arbeitsräumen, um effizient andere zuzuschalten und ohne Qualitätsverlust zu kooperieren.
- Verwaiste Schreibtische und ungenutzte Büroflächen, die viel knappe Energie und Kosten verschwenden.
- Eine nicht selten improvisierte Home-Office Ausstattung zu Hause.
- Benefits, die im neuen Arbeitsalltag weniger oder keinen Sinn machen, aber dafür fehlende neue Benefits – z.B. eine individuelle Top Ausstattung für das Home-Office.
Eine Entscheidung für ein Modell, dass die jeweiligen Vorteile ausnutzt, wird notwendig. Für viele wird dies in Zukunft das Remote-Modell sein. Oder zumindest ein reguliertes hybrides Modell, bei dem Präsenz und Home-Office Arbeit so geregelt werden, dass die jeweiligen Vorteile beider Modelle zum Tragen kommen.
Um die Vorteile dieser Modelle möglichst zu nutzen und die Nachteile zu minimieren sind jedoch diverse Veränderungen notwendig:
Organisation & Mitarbeiter neu ausrichten
- Teams sollten sich möglichst homogen für ein Modell entscheiden und dieses konsequent umsetzen können. Nicht alle Teams im Unternehmen müssen deswegen das gleiche Modell nutzen.
- Für Remote-Teams sind bestimmte Dispositionen bei Mitarbeitern hilfreich. Wer diszipliniert, fokussiert, selbständig und kommunikativ arbeitet, eignet sich besonders gut für das verteilte arbeiten.
- Konsequenterweise sollte auch die Personalpolitik angepasst werden, um bei der Einstellung passende Mitarbeiter*innen für Remote Teams zu finden. Die Vorteile der weltweiten Beschaffung sollten genutzt und um Regeln erweitert werden, die damit einhergehend aufkommen: Kernarbeitszeiten aufgrund verschiedener Zeitzonen, Sprachregelungen, Anforderungen an Werkzeuge, Ausstattung und Zugängen.
Büro & Arbeitsausstattung anpassen
- Nicht alle Mitarbeiter*innen haben zu Hause ein gutes Arbeitsumfeld oder möchten allein arbeiten. Für sie sollten Alternativen geschaffen werden, z.B. durch die Möglichkeit, in Co-Working-Places zu arbeiten.
- Auch das bisherige Büro kann zu einem firmeneigenen Co-Working Space werden. Geteilte Arbeitsplätze können den benötigten Platz auf ein notwendiges Maß reduzieren. Die restlichen Räume sollten für Zusammenkünfte, intensive oder mediale Zusammenarbeit optimiert werden.
- Investitionen, die nicht mehr ins Büro fließen müssen, sollten einer professionelle Ausstattung für Mitarbeiter*innen zugute kommen, die der im Büro in nichts nachsteht.
Zusammenarbeit an verteiltes Arbeiten anpassen
- Durch die fehlende persönliche Zusammenarbeit wird spätestens jetzt ein auf Vertrauen und Ergebnisorientierung basierende Zusammenarbeit notwendig.
- Gemeinsame Richtlinien für die Zusammenarbeit helfen, vorher funktionierende Prozesse nicht auszuhebeln. Erreichbarkeit und Kanäle, Prozessanpassungen (z.B. mehr asynchrone Kommunikation statt Serienmeetings), Werkzeuge und andere Richtlinien sollten konsequent überarbeitet werden. Hohe Sicherheitsstandards (VPN, System-Sicherheitsrichtlinien, geschütztes Dokumentenmanagement, usw.) werden zwingend notwendig.
- Der soziale Aspekt bleibt beim verteilten Arbeiten der große Schwachpunkt. Umso wichtiger wird es, bei den wenigen Gelegenheiten der Zusammenkunft für einen maximalen sozialen Austausch zu sorgen und diesen den fachlichen Themen überzuordnen. Firmen, die weltweit verteilt Arbeiten, kommen dafür z.B. einmal im Jahr zu einem globalen Treffen zusammen und lassen diesen zu einem Highlight werden.
Führungsrolle an neue Gegebenheiten anpassen
- Kontexte, Ziele und Erwartungen maximal klar zu kommunizieren wird beim verteilten Arbeiten noch wichtiger, da falsche Ausrichtungen nicht sofort bemerkt werden.
- Die Einarbeitungsprozeduren neuer Mitarbeiter*innen sollte überdacht werden. Sicherheit gewinnen, Vertrauen mit Kolleg*innen aufbauen und die Kultur verstehen ist aus der Ferne herausfordernd und benötigt neue Strategien.
- Beurteilung von Mitarbeiter*innen werden aufgrund der fehlenden gemeinsamen Zeiten im Büro eher schwieriger. 360° Feedback durch das gesamte direkte Arbeitsumfeld kann helfen, dennoch ein ausreichend qualitatives Feedback zu bekommen.
- Beim verteilten Arbeiten und im Home-Office sind neue arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten. Ebenso die neu entstehenden Möglichkeiten, eine Zeitlang im EU-Ausland zu arbeiten. Diese Aspekte sollten mit der Personalabteilung besprochen werden.
Das zögern, sich für ein Modell zu entscheiden, kostet Teams jeden Tag Effizienz. Wir sollten uns daher für ein taugliches Modell einsetzen und es dann konsequent umsetzen.
