Nicht wenige verbinden mit Meetings eher negative Assoziationen. Sie werden als Zeitverschwendung oder Ablenkung von der eigentlichen Arbeit angesehen. Deine eigene Arbeitsrealität wird einen großen Einfluss darauf haben, wie Du Meetings erlebst. Wenn Du schlechte Erfahrungen gesammelt hast, könnte das an folgenden Faktoren liegen:
Hauptgründe für übermäßige und dysfunktionale Meetings:
- Mangelndes Vertrauen – Wenn es einen Mangel an Vertrauen zwischen Teams und/oder Stakeholdern gibt, kann dies zu übermäßigen Meetings führen, um sicherzustellen, dass alle auf Kurs sind.
- Mangelhafte Prozesse – Wenn die bestehenden Prozesse die Arbeit nicht effizient unterstützen, werden zusätzliche Meetings als Umgehungslösung genutzt.
- Fehlende Klarheit – Wenn Strategie, Ziele, Entscheidungen oder wichtige Informationen nicht vorhanden oder nicht ausreichend kommuniziert werden, werden Meetings dafür erforderlich.
- Analyseparalyse – In einer Kultur der übermäßigen Analyse von Entscheidungen, führt der Bedarf nach ständiger Validierung und Konsensbildung zu vielen Meetings.
- Entscheidungen durch Komitees – Wenn Verantwortung (z.B. für ein Produkt) auf mehrere Personen oder Teams verteilt ist, kann dies zu einer höheren Anzahl von Meetings führen, um einen Konsens zu erreichen.
- Mangelhafte Meeting-Kultur – Fehlende Disziplin in der Vorbereitung führen zu schwachen Ergebnissen. Fehlende Eigenveranwortung – z.B. um Meetings, Teilnehmer, Zweck und Agenda zu hinterfragen – kann zu unnötigen Meetings oder zu vielen Teilnehmern führen.
Dies sind offensichtlich schlechte Gründe, um Meetings abzuhalten. Stattdessen sollten die zugrunde liegenden Ursachen gelöst werden.
Dennoch gibt es viele gute Gründe, warum Teams, Stakeholder oder Kollegen sich zur gleichen Zeit für einen bestimmten Zweck treffen sollten (=Meeting):
Hauptgründe, warum Meetings eine wichtige Rolle in der Produktentwicklung spielen:
- Kreative und komplexe Aufgaben bewältigen – Kollaborative Sitzungen an den Schnittstellen verschiedener Wissensbereiche können Kreativität und Innovationen entfachen. Ideen werden ausgetauscht und können zu Durchbrüchen und neuen Lösungsideen führen.
- Ausrichtung und Zielsetzung – Komplexe Themen können zu unterschiedlichen Standpunkten führen. Manchmal müssen Diskussionen über Strategien, Taktiken, Prioritäten, Lösungsalternativen, Risiken, usw. geführt werden, um sicherzustellen, dass alle am Ende auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
- Entscheidungsfindung – Schwierige Entscheidungen erfordern den Wissensaustausch und die Perspektiven verschiedener Verantwortungsträger. Die Diskussion von Optionen, das Abwägen von Vor- und Nachteilen und das effiziente Treffen informierter Entscheidungen ist regelmäßig notwendig.
- Fortschritte und Verantwortlichkeiten nachhalten – Stand-ups, Reviews, Retros und andere Feedback-Schleifen helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Feedback zu erhalten, Hindernisse zu identifizieren oder Teammitglieder an Ihre Verantwortung zu erinnern. So kann sichergestellt werden, dass der Produktentwicklungsprozess auf Kurs bleibt oder zumindest rechtzeitig geeignete Maßnahmen getroffen werden.
- Beziehungsaufbau – Die meisten Menschen möchten gute Beziehungen und Vertrauen zueinander aufbauen. Dies steigert die Moral, die Arbeitszufriedenheit und die Ergebnisse. Gemeinsame Erlebnisse – möglichst persönlich und auch mal außerhalb des reinen Arbeitskontextes – helfen dabei sehr.
Fazit
Die Auflösung von Meetings (außer bei völlig nutzlosen Meetings), löst vermutlich von alleine kein Problem, sondern verschiebt diese nur. Hier ist eher eine Anpassung an der Organisation, den Prozessen oder der Kultur notwendig.
Wenn Meetings allerdings gut vorbereitet und aus den richtigen Gründen mit den richtigen Personen stattfinden, sind sie keine Produktivitätskiller. Stattdessen dienen sie als ein Instrument erfolgreicher Produktentwicklungsarbeit. Aus diesem Grund ist es völlig normal, dass Produktverantwortliche als Teil ihrer Verantwortung an vielen Meetings beteiligt sind.
