Prokrastination ist das Aufschieben wichtiger Arbeit ohne besonderen Grund. Um die üblichen Verdächtigen aus den sozialen Medien, Streaming Angeboten oder abonnierten Newslettern soll es hier aber nicht gehen. Denn Prokrastination kann deutlich unauffälliger daherkommen. Heimtückisch kann sie sich als Arbeit tarnen und von uns Besitz ergreifen, ohne dass wir sie als solche erkennen.
Vier für das Produktmanagement typische Formen der Prokrastination und mögliche Gegenmaßnahmen:
Nicht an den wichtigen Themen arbeiten
Produktmanagement ist thematisch umfangreich und hält viele potentielle Aufgaben bereit. Es ist dadurch leicht, an Themen zu arbeiten, die man mag, die man gut kann oder die einen beschäftigen ohne dass es zu anstrengend wird. Lieblingsprojekt statt wichtiges Projekt, Backlog grooming statt kontroverse Diskussionen um strategische Entscheidungen, Mails abarbeiten statt Gespräche mit Kunden. Die Liste ist lang. Tatsache ist, dass dadurch die wichtige Arbeit ohne besonderen Grund verschoben wird.
Mögliche Gegenmaßnahmen: Generell selbstreflektierte und disziplinierte Priorisierung der Aufgaben, z.B. mit Hilfe der Eisenhower-Matrix. Diese „Wichtig vs. Dingend“-Matrix ist in vier Quadranten unterteilt:
- Quadrant 1: Wichtig und dringend > Prio 1
- Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend > Prio 2 (ggf. terminieren)
- Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig > Entweder delegieren oder soweit abarbeiten wie möglich, dann aber Prio 3.
- Quadrant 4: Nicht wichtig, nicht dringend > Ignorieren bzw. begründet ablehnen
Insbesondere die Handhabung dringender, aber nicht wichtiger Themen ist schwer, da gegebenenfalls von anderer Seite Ergebnisse erwartet werden. Zwischen dem Status Quo und Perfektion ist dennoch vermutlich noch Raum für Verbesserungen.
Gesellig sein statt produktiv
Du bist nett, hast ein nettes Team und arbeitest in einer Schnittstellenposition. Du möchtest die Kollegen als Menschen wahrnehmen, Vertrauen aufbauen und investierst in persönliche Beziehungen. Das ist gut und auf jeden Fall zum gewissen Grad notwendig. Aber Dein Tag ist von vielen Meetings und Telefonaten geprägt. Du triffst weitere Kollegen auf dem Flur oder beim Kaffee holen. Wenn geselliger Austausch mit allen Menschen, die Dir den Tag über begegnen, viel Raum einnimmt, dann schiebst Du wichtige Arbeit auf.
Mögliche Gegenmaßnahmen:
- Gehe mit Kollegen essen. Es ist eine großartige Gelegenheit für einen wertvollen Austausch und zugleich eine wichtige Arbeitspause und der Chance, sich gutes Essen zu gönnen.
- Verabrede Dich ebenso auf einen Kaffee, wenn Du diese Pause nicht für Dich brauchst
- Reduziere den täglichen Smalltalk auf ein noch ausreichend freundliches Maß und setze dafür ab und an wertvolle Akzente (Quality-Time). Gute Teamevents sind in der Regel wertvoller als beliebige Zusammenkünfte.
Nach Perfektion streben, statt anzufangen
Stundenlange Weiterbildung und Recherche, Fachliteratur lesen, sich in Details verlieren. Wenn Du Perfektionist*in bist, trifft Dich diese Form der Prokrastination. Das Verhältnis zwischen Vorbereitung und Umsetzung ist irgendwann nicht mehr produktiv. Aber Deine Aversion gegen Fehler halten Dich davon ab, rechtzeitig genug anzufangen. Ein Aufschub ohne relevanten Grund.
Mögliche Gegenmaßnahmen:
- Eigene Deadlines setzen und öffentlich ankündigen.
- Ein Jahr nicht auf Konferenzen gehen, den Stapel Fachbücher bis auf eins verschenken, die meisten Newsletter abbestellen. Es wird nichts schlimmes passieren.
- Im Bewusstsein behalten, dass Weiterbildung Prokrastination sein kann und sich hinterfragen, ob das für die anstehenden Aufgaben wirklich nötig ist.
- Nach diesem Artikel sofort entscheiden, was auf jeden Fall ohne weiteren Aufschub getan werden sollte.
An unproduktiven Meetings teilnehmen
Meetings sollten koordinierte Arbeitstreffen sein. Wir brauchen sie, um Teile unserer Arbeit zu erledigen. Aber das gilt nicht für unproduktive Meetings. Wenn sie beispielsweise für alle Teilnehmer länger angesetzt werden, statt das eine Person sie vorher gut vorbereitet. Wenn sie gar nicht gebraucht werden. Wenn sie in der falschen Konstellation oder durch fehlende Teilnehmer ohne echtes Ergebnis bleiben. Wenn Du in solchen Meetings teilnimmst, schiebst Du wichtige Arbeit ohne Grund vor Dich her.
Mögliche Gegenmaßnahmen:
- Plane Meetings tendenziell eher zu kurz als zu lang ein. Habe keine Scheu, Termine für 10 oder 20 Minuten anzusetzen. Nutze die Zeit für eine gute Vorbereitung.
- Ist das Ziel des Meetings erreicht, sollte es enden.
- Sage Termine ab, bei denen Deine Teilnahme nicht wichtig genug für die investierte Zeit ist. Nutze die gewonnene Zeit zum Teil, um vorher mit dem Organisator zu sprechen und den wichtigsten Input aus Deiner Sicht mitzugeben.
- Organisiere Serientermine nur dann, wenn sie absolut sinnvoll als solche sind. Gehe halbjährlich alle Serientermine durch und überprüfe, ob sie so bestehen bleiben sollten oder sie in geringerer Frequenz, Dauer oder nur noch nach Bedarf stattfinden könnten.
- Strebe – zumindest in Deinem Team – das gleiche Vorgehen bei der Terminplanung aller an.
